Înființare SRL pas cu pas în 2026: de la alegerea numelui până la înregistrarea firmei

Ai o idee de afacere, poate ai deja primii clienți și ai ajuns în momentul în care ai nevoie de o firmă. Din acest punct, întrebarea nu mai este dacă să înființezi un SRL, ci cum să faci acest lucru cât mai simplu și corect.

În acest ghid găsești toate etapele necesare pentru înființarea unui SRL în 2026, prezentate în ordinea în care trebuie parcurse în practică. Vei vedea ce decizii trebuie să iei la fiecare pas, ce documente sunt necesare și ce modificări legislative trebuie avute în vedere anul acesta.

Dacă alegi să te ocupi singur de procedură, înființarea firmei poate dura, în mod obișnuit, aproximativ o săptămână. Costurile ajung în jurul valorii de 680–700 de lei, dintre care 500 de lei reprezintă capitalul social, sumă care rămâne în patrimoniul firmei. În cele mai multe situații nu este obligatoriu să apelezi la avocat sau notar și nici să faci mai multe drumuri la ghișeu, deoarece o parte importantă a procedurii poate fi gestionată online.

Ce este un SRL și pentru cine este potrivit

SRL înseamnă societate cu răspundere limitată. Este forma juridică sub care funcționează cele mai multe firme din România, de la un freelancer care facturează trei clienți până la companii cu sute de angajați.

Ideea de bază: firma este o entitate separată de tine. Are propriul patrimoniu, propriul cont, propriile datorii. Dacă lucrurile merg prost, creditorii se îndreaptă către firmă, nu către casa sau economiile tale personale, cu excepția cazurilor de fraudă sau a garanțiilor pe care le semnezi personal. La PFA nu există această separare.

SRL se potrivește dacă:

vrei să angajezi oameni;
ai în plan să accesezi fonduri nerambursabile (majoritatea programelor acceptă doar SRL);
lucrezi cu clienți corporate care preferă să contracteze firme;
desfășori mai multe tipuri de activități, fără legătură cu o calificare personală;
vrei să aduci asociați sau investitori mai târziu.

Dacă ești singur, ai venituri modeste și o activitate pentru care ai calificare, PFA poate fi mai simplu la început. Diferența cea mai mare de cost o face contabilitatea, obligatorie și mai complexă la SRL.

Noutățile din 2026 pe care trebuie să le știi înainte să începi

Capitalul social minim: 500 de lei

Până în decembrie 2025 puteai deschide un SRL cu 1 leu. De la 1 ianuarie 2026, minimul este 500 de lei, vărsați integral înainte de depunerea dosarului. Legea adaugă și un prag de creștere: când cifra de afaceri netă depășește 400.000 de lei într-un an, capitalul trebuie majorat la cel puțin 5.000 de lei. Nerespectarea obligației poate duce la dizolvarea firmei.

Coduri CAEN Rev.3

Nomenclatorul a fost actualizat, iar dosarele cu coduri din versiunea veche sunt respinse. Multe liste care circulă online sunt încă Rev.2, așa că verifică fiecare cod la sursă, pe site-ul Institutului Național de Statistică.

Impozitul pe dividende: 16%

Profitul pe care îl scoți din firmă sub formă de dividende se impozitează în 2026 cu 16%, față de 10% în 2025. Nu influențează înființarea, dar schimbă calculul comparativ cu PFA.

Plafonul de TVA: 300.000 de lei

Înregistrarea ca plătitor de TVA devine obligatorie la depășirea acestei cifre de afaceri anuale. Până atunci poți rămâne neplătitor sau poți opta pentru înregistrare de la înființare.

Pasul 1: alegerea numelui firmei

Numele este primul lucru pe care îl fixezi, pentru că apare în toate documentele care urmează. Câteva reguli practice:

trebuie să fie unic la nivel național, nu doar în județul tău;
nu poate fi ușor de confundat cu un nume existent; adăugarea unui „group”, „company” sau „international” la un nume deja luat nu îl face diferit;
cuvinte precum „național”, „român”, „institut”, „academic” cer aprobări speciale;
numele unei alte persoane cere acordul ei scris.

Dincolo de lege, gândește-te la cum va fi folosit numele: pe site, în e-mail, pe factură, la telefon. Un nume scurt, ușor de scris și fără diacritice ambigue economisește ani de „cum se scrie?”. Verifică și disponibilitatea domeniului web înainte de rezervare, nu după.

Rezervarea se face online, pe portalul Registrului Comerțului, este gratuită și valabilă trei luni. Pregătește trei variante, în ordinea preferinței, pentru că prima poate fi respinsă din cauza asemănării cu o firmă existentă.

Pasul 2: unde va fi sediul social

Firma are nevoie de o adresă oficială în România. Nu trebuie să fie un birou, poate fi locuința ta, apartamentul unui părinte sau un spațiu închiriat. Decizia depinde de două întrebări: ai o adresă la dispoziție și se va desfășura activitate acolo?

Dacă ai un imobil propriu sau al cuiva apropiat, cea mai simplă variantă este un contract de comodat, adică împrumut de folosință gratuit, între proprietar și firma în curs de înființare. Pentru un apartament la bloc, dacă declari că nu desfășori activitate la sediu (cazul majorității firmelor de servicii, consultanță, IT), nu ai nevoie de acordul vecinilor. Dacă vor veni clienți sau se va lucra efectiv acolo, ai nevoie de acordul asociației de proprietari și al vecinilor cu pereți comuni.

Dacă nu ai nicio adresă disponibilă, poți folosi sediul unui cabinet de avocat pentru maximum un an sau un serviciu de găzduire sediu social, care costă în jur de 30-100 de lei pe lună.

O simplificare din 2026: nu mai trebuie să obții separat de la administrația fiscală certificatul pentru spațiul cu destinație de sediu social, verificarea o face Registrul Comerțului.

Pasul 3: ce va face firma (codurile CAEN)

Fiecare activitate economică are un cod CAEN din patru cifre. Alegi un cod principal, pentru activitatea din care estimezi cele mai mari venituri, și oricâte coduri secundare vrei.

Codul principal contează mai mult decât pare: influențează încadrarea fiscală, statisticile pe care le va cere banca la un credit și eligibilitatea la programe de finanțare. Alege-l după ce faci de fapt, nu după ce sună mai bine.

La codurile secundare, tentația este să treci zeci de coduri „ca să nu mai revin”. Nu strică, dar ține minte două lucruri. Unele activități (transport, pază, activități medicale, servicii financiare, jocuri de noroc) cer licențe sau avize, iar simpla trecere a codului nu îți dă dreptul să le practici. Iar codurile pe care le declari autorizate la sediu apar în certificatul constatator, deci este bine să fie coerente cu realitatea. Codurile neautorizate pot sta liniștite în actul constitutiv și se autorizează mai târziu printr-o mențiune simplă.

Pasul 4: cine sunt asociații și cine administrează

Un SRL poate avea între unul și cincizeci de asociați, persoane fizice sau juridice, români sau străini. Dacă ești singur, ești asociat unic și poți deschide oricâte firme vrei, restricția veche pe această temă nu mai există.

Dacă sunteți mai mulți, aceasta este etapa în care se iau cele mai importante decizii, chiar dacă par formalități:

Cotele de participare. Se stabilesc după aportul fiecăruia, dar nimic nu te obligă la o împărțire proporțională cu banii. Cineva poate aduce mai puțin capital și mai multă muncă.
Regula de deblocare. O structură 50/50 fără o regulă pentru situațiile de dezacord poate paraliza firma la prima neînțelegere. Gândiți-vă dinainte cum se decide când nu sunteți de acord.
Ieșirea din firmă. Ce se întâmplă dacă un asociat vrea să plece peste doi ani? Cine îi cumpără părțile sociale și la ce preț? Clauzele acestea se scriu ușor la început și foarte greu după ce apare conflictul.

Administratorul este persoana care reprezintă firma, semnează contracte și răspunde în fața instituțiilor. Poate fi un asociat sau cineva din afară, pe perioadă determinată sau nedeterminată. Dacă sunt mai mulți administratori, se stabilește dacă pot semna separat sau doar împreună. Condițiile sunt simple: fără condamnări pentru infracțiuni economice, fals, corupție sau spălare de bani și fără interdicție de a administra societăți.

Pasul 5: actul constitutiv

Este „constituția” firmei: cine o deține, ce face, cum se iau deciziile, cum se împarte profitul. Pentru asociat unic se numește statut, pentru mai mulți asociați include și contractul de societate.

Nu are nevoie de notar, decât dacă aduci ca aport un teren sau un imobil. Se semnează de asociați, pe hârtie sau cu semnătură electronică calificată. Registrul Comerțului oferă modele care acoperă situațiile obișnuite și, pentru un SRL cu asociat unic, modelul este mai mult decât suficient.

Când merită un avocat: dacă aveți asociați cu cote diferite, dacă vreți clauze de ieșire, drept de preempțiune la vânzarea părților sociale sau dacă plănuiți să atrageți investitori. Modificarea ulterioară a actului constitutiv înseamnă o nouă mențiune, cu taxe, timp și, uneori, negocieri tensionate.

Pasul 6: depunerea capitalului social

Cu dovada rezervării numelui și actul constitutiv, deschizi la o bancă un cont de capital social pe numele societății în curs de înființare și depui minimum 500 de lei. Banca eliberează o adeverință care intră în dosar. Câteva bănci permit deschiderea acestui cont online, ceea ce scutește un drum.

Doi antreprenori din trei cred că acești bani sunt o taxă. Nu sunt. După înregistrare se mută în contul curent al firmei și pot fi cheltuiți pe orice are nevoie firma. Dacă alegi un capital mai mare decât minimul (de exemplu pentru credibilitate la o licitație sau la bancă), suma din adeverință trebuie să coincidă cu cea din actul constitutiv.

Pasul 7: completarea dosarului

Pe lângă rezervarea de nume, actul constitutiv, dovada sediului și adeverința de capital, dosarul mai conține câteva formulare tip: cererea de înregistrare, anexa privind înregistrarea fiscală, declarațiile pe propria răspundere ale asociaților și administratorului, declarația privind beneficiarii reali, declarația-tip privind autorizarea activităților și specimenul de semnătură al administratorului. Plus copiile actelor de identitate și dovada plății taxei.

Două decizii se iau chiar în aceste formulare. În anexa fiscală alegi dacă te înregistrezi ca plătitor de TVA de la început. Dacă ai clienți firme plătitoare de TVA sau investiții mari inițiale, poate fi avantajos; dacă vinzi către persoane fizice, statutul de neplătitor îți ține prețurile mai mici. Iar în declarația-tip alegi dacă declari activitate la sediu sau nu, ceea ce influențează acordurile de care ai nevoie de la vecini.

Regula de aur a dosarului: toate documentele trebuie să spună același lucru. O cifră diferită la capital între actul constitutiv și cerere, un cod CAEN care apare într-un loc și lipsește în altul, o adresă scrisă altfel, oricare dintre acestea aduce o solicitare de completare și câteva zile pierdute.

Pasul 8: depunerea la Registrul Comerțului

Dosarul se depune la oficiul Registrului Comerțului din județul sediului social, în una dintre trei variante:

Online, prin portalul Registrului Comerțului, cu semnătură electronică calificată. Este cea mai rapidă și înlocuiește și specimenul de semnătură dat la ghișeu. Semnătura electronică costă 100-200 de lei pe an și îți va fi utilă permanent după înființare, la declarațiile fiscale.
La ghișeu, personal sau prin împuternicit, unde dai și specimenul de semnătură în fața funcționarului.
Prin poștă sau curier, cu confirmare de primire și specimen legalizat la notar.

Un registrator verifică dosarul în 3-5 zile lucrătoare. Dacă totul este în regulă, primești certificatul de înregistrare (cu CUI și număr de ordine), rezoluția registratorului și certificatul constatator pentru activitățile autorizate. Documentele ajung în contul tău de pe portal sau se ridică de la ghișeu. Din acel moment firma există.

Pasul 9: primele săptămâni după înregistrare

Certificatul de înregistrare este linia de start, nu de sosire. În ordinea urgenței:

Contul curent al firmei. Mergi la bancă cu certificatul și actul constitutiv, deschizi contul și transferi capitalul social din contul temporar. De aici încolo, banii firmei stau separat de ai tăi.
Contabilul. Un SRL ține contabilitate în partidă dublă și depune declarații lunar sau trimestrial, plus bilanț anual. Un contabil autorizat costă între 150 și 400 de lei pe lună pentru o firmă mică și îți economisește amenzi care depășesc lejer această sumă.
Registrul Unic de Control. Se cumpără de la administrația fiscală din județ, în 30 de zile de la înregistrare, costă în jur de 30 de lei și se prezintă la orice control.
Spațiul Privat Virtual. Platforma online prin care comunici cu administrația fiscală. Înscrierea se face cu semnătura electronică a administratorului sau prin contabil.
Regimul de impozitare. Microîntreprindere (impozit pe venit, cu condiția de a avea cel puțin un angajat cu normă întreagă și de a nu depăși plafonul de venituri) sau impozit pe profit de 16%. Decizia se ia împreună cu contabilul, în funcție de marja de profit estimată.
Casa de marcat, dacă încasezi de la persoane fizice, în numerar sau cu cardul.
Avize și autorizații, dacă activitatea le cere: autorizație de la primărie pentru comerț, aviz sanitar, sanitar-veterinar, ISU pentru spații deschise publicului.

Ștampila nu este obligatorie. Nicio instituție nu îți poate cere documente ștampilate, deși unii parteneri o cer în continuare din obișnuință.

Cât costă înființarea unui SRL în 2026

Varianta în care te ocupi singur:

taxa de înregistrare la Registrul Comerțului: aproximativ 150 de lei;
capitalul social: minimum 500 de lei, rămân în firmă;
Registrul Unic de Control: aproximativ 30 de lei.

Taxele unui SRL în 2026 sunt în jur de 680-700 de lei, din care costuri propriu-zise sunt doar vreo 180. Opțional se adaugă semnătura electronică (100-200 de lei pe an), specimenul de semnătură la notar (50-100 de lei), găzduirea sediului (30-100 de lei pe lună) și, dacă preferi să delegi tot, onorariul unui avocat sau al unui serviciu de înființare, de la 300 de lei în sus.

Cât durează

Rezervarea numelui: în aceeași zi. Redactarea actului constitutiv și pregătirea actelor pentru sediu: o zi, dacă ai totul la îndemână. Depunerea capitalului: o zi. Soluționarea la Registrul Comerțului: 3-5 zile lucrătoare de la depunerea dosarului complet. În total, între 5 și 10 zile calendaristice, dacă nu apar solicitări de completare.

Greșelile care întârzie cel mai des înființarea

coduri CAEN din nomenclatorul vechi;
cod CAEN principal ales după cum sună, nu după activitatea reală;
contract de comodat semnat cu tine ca persoană fizică, nu cu societatea în curs de înființare;
capital depus în contul personal în loc de contul de capital social al firmei;
act constitutiv copiat de pe internet, cu clauze pentru mai mulți asociați într-un SRL cu asociat unic;
structură 50/50 fără regulă de deblocare;
act de identitate expirat al unui asociat;
Registrul Unic de Control cumpărat abia la primul control.

Întrebări frecvente

Pot înființa un SRL dacă sunt angajat?

Da, cu excepția funcționarilor publici și a câtorva categorii cu interdicții specifice. Verifică totuși contractul de muncă pentru clauze de neconcurență.

Pot fi asociat unic și administrator în același timp?

Da, este cea mai frecventă situație la firmele mici.

Trebuie să am angajați de la început?

Nu. Un angajat cu normă întreagă contează doar dacă vrei regimul de microîntreprindere.

Un cetățean străin poate deschide SRL în România?

Da, în aceleași condiții. Actele semnate în străinătate au nevoie de traducere legalizată și, după caz, apostilă.

Ce se întâmplă dacă depășesc 400.000 de lei cifră de afaceri?

Ai obligația să majorezi capitalul social la cel puțin 5.000 de lei, printr-o mențiune la Registrul Comerțului, în termenul prevăzut de lege după aprobarea situațiilor financiare care arată depășirea.

Este mai bine SRL sau PFA?

Pentru venituri mici și activități legate de o calificare personală, PFA este mai ieftin și mai simplu. Pentru angajări, finanțări, clienți corporate sau orice plan de creștere, SRL este alegerea firească, cu prețul unei contabilități obligatorii și al impozitului pe dividende la retragerea profitului.

Recapitulare: drumul de la idee la firmă

Alegi și rezervi numele la Registrul Comerțului.
Stabilești sediul social și actele pentru el.
Alegi codurile CAEN Rev.3, principal și secundare.
Fixezi asociații, cotele și administratorul, inclusiv regulile pentru dezacord.
Redactezi și semnezi actul constitutiv.
Depui capitalul social de minimum 500 de lei.
Completezi formularele tip și verifici concordanța dintre documente.
Depui dosarul, ideal online, și primești certificatul de înregistrare.
Deschizi contul curent, iei un contabil, cumperi Registrul Unic de Control, te înscrii în Spațiul Privat Virtual și alegi regimul fiscal.

Citit dintr-o bucată pare mult. Luat pas cu pas, fiecare etapă este o treabă de câteva ore. Partea cu adevărat grea a antreprenoriatului începe după certificatul de înregistrare, iar înființarea în sine este doar biletul de intrare.