Instrumente folosite în project management

A fi manager de proiect nu înseamnă doar intermedierea între client și echipa cu care lucrezi, ci și setare de task-uri, împărțirea lor și delegarea în echipă.

A scrie în agendă nu mai este la fel de eficient ca acum mai mulți ani, când echipele erau mai mici și clienții mai aproape. În ziua de azi, în care echipele tehnice sunt în România și managementul în alte țări, acest lucru este imposibil. Chiar dacă ambele părți sunt în aceeași clădire, este totuși binevenit să se folosească instrumente online, în care modificările făcute să poată să fie observate în timp real și comentate, dacă este nevoie.

Există pe piață o mulțime de astfel de instrumente, așa că trebuie să îl alegi pe cel care se potrivește cel mai bine ție și echipei tale. Ca să nu stai tu o mulțime de timp să cauți alternative, venim noi în ajutorul tău cu o listă cu cele mai cunoscute instrumente digitale pentru echipe. Pe acestea le recomandă și trainerii de la orice curs de manager de proiect acreditat. Aceștia sunt de obicei profesioniști care lucrează în domeniul pe care îl predau și, de-a lungul carierei, au testat instrumente care să le ușureze munca și colaborarea cu echipele implicate. Dintre acestea, au făcut un top cu cele mai folosite și mai intuitive și noi l-am preluat.

Instrumente utile în project management

Una dintre cele mai mari dorințe ale oricărei persoane care lucrează într-o echipă este să se înțeleagă bine cu colegii – indiferent de rang – și să își ușureze munca, pe cât posibil.

De aceea, este important să alegem domeniul în care dorim să lucrăm, să ne facă plăcere acest lucru și să găsim instrumentele care ne ajută să ne facem munca și mai ușoară. Iată câteva dintre acestea din urmă:

1. Trello este unul dintre cele mai cunoscute instrumente folosite în lumea întreagă atunci când vine vorba despre project management. Are liste care pot fi mutate în funcție de statusul fiecărui task; pot să fie asignate uneia sau mai multor persoane și pot să fie detaliate chiar și cu imagini dacă este nevoie. Merge perfect pentru echipe mai mici și care folosesc metodologia Agile.

2. Microsoft project este un instrument util de gestionare și urmărire a proiectelor astfel: poți să creezi proiecte detaliate în funcție de nevoile echipei, să împarți resursele umane și materiale, să urmărești progresul îndeplinirii atribuțiilor fiecărui membru al echipei, să creezi rapoarte și să le integrezi cu alte aplicații ale aceleiași companii. Toate acestea sunt funcționalități care să te ajute simțitor în muncă.

3. Asana se aseamănă destul de mult cu Trello când este să vorbim despre funcționalități. Dintre acestea, menționăm gestionarea proiectelor și a resurselor și urmărirea lor în timp real. Diferența considerabilă între ele este că aceasta se potrivește și când vorbim despre proiecte de dimensiuni medii sau mari.

4. Slack este acel instrument care, pe lângă funcționalitățile legate de gestionarea proiectului, împărțirea sarcinilor și urmărirea acestora în timp real, oferă și partea de chat, care îți permite să faci schimb de informații rapid cu colegii. Astfel, poți să separi canalele de comunicare pe care le folosești la birou de cele informale.

5. Google Workspace este probabil unul dintre cele mai folosite instrumente atunci când ai nevoie să ții la un loc documente în diferite formate. Astfel, orice ai avea de împărțit cu colegii tăi, poți să o faci cu ajutorul lui Google Workspace și totul se întâmplă în timp real. Acesta trebuie să fie folosit alături de un alt instrument de gestionare a proiectului pentru a avea o colaborare de succes.

Aceste cinci instrumente sunt mereu în topul listelor atunci când vine vorba despre project management și gestionarea proiectelor cu tot ce înseamnă asta.

Dacă formezi o echipă nouă și trebuie să alegi un astfel de tool, este bine să ții cont de particularitățile proiectului și de preferințele membrilor echipei, deopotrivă. Poți să îi întrebi ce au mai folosit până atunci în alte echipe cu care au lucrat și, dacă răspunsul e același de la mai multe persoane, îți va fi mult mai ușor să alegi.

Iar, dacă la început alegi un anume tool și pe parcursul proiectului nevoile și echipa se schimbă, nu este nicio problemă dacă te reorientezi în funcție de acestea. Ce e important este ca proiectul să meargă ca pe roate și toată lumea să fie mulțumită.