Trăim într-o eră a vitezei în care timpul joacă un rol extrem de important când vine vorba de setarea unor obiective și îndeplinirea acestora. Fie că vrem să credem sau nu, cauza succesului sau eșecului stă în abilitatea noastră de a ne gestiona acele 24 de ore dintr-o zi. Este adevărat că deseori ne aflăm în momente în care avem atât de multe lucruri de făcut încât nu știm de unde să începem și cum să gestionăm toată situația, cauza fiind un time management greșit.

De ce e important time management-ul

Cu toții am trecut prin momente în care eram copleșiți de amenințarea deadline-urilor sau a diferitelor sarcini pe care pur și simplu nu le puteam gestiona astfel încât să avem rezultatul dorit. „A fi ocupat” nu este întotdeauna sinonim cu „a fi productiv”, de aceea ai putea petrece ore întregi încercând să rezolvi un task, și chiar poate zile pentru a îndeplini o sarcină banală. Problema aici este că oferim prioritate sarcinilor greșite, fără a avea un plan eficient pentru toate activitățile care trebuie rezolvate.

Un bun și eficient time management înseamnă folosirea timpului într-un mod smart, astfel încât să poți elimina starea constantă de urgență și stres care îți minimizează eforturile de a avea o viață atât personală cât și profesională de calitate.

Pentru a trece la acțiune și a începe să dezvolți un time management cât mai bun, există mai multe metode recomandate. Cea mai cunoscută metodă și cea care ajută o mulțime de persoane zilnic în a gestiona diferite sarcini este Metoda Eisenhower.



Ce este metoda Eisenhower

Pentru a te ajuta să-ți sporești productivitatea și a reuși să finalizezi tot ce ți-ai propus înainte de termenul limită, îți recomandăm „Metoda Eisenhower”, cunoscută și ca Matricea Eisenhower.

După cum specifică și numele, tehnica a fost concepută de Dwight Eisenhower, cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite și considerat cel mai productiv om din toate timpurile. Sistemul dezvoltat de acesta a ajuns să fie urmărit și pus în practică de milioane de oameni, garantându-le succesul în optimizarea programului de lucru.

În mod natural, alegem să punem în mod prioritar lucrurile urgente care au o sensibilitate la timp și care sunt mai puțin importante în locul celor importante dar care oferă o recompensă mai mare. Pentru a evita acest obicei, Matricea Eisenhower ține cont de importanța unei sarcini dar și de urgența acesteia, iar pentru a o pune în practică este destul de simplu.



Cum să pui metoda Eisenhower în practică

Tot ce trebuie să știi despre Metoda Eisenhower se rezumă la matricea de decizie (ca cea de mai jos), în care există patru categorii de sarcini:

  • Urgente și importante – sarcini care trebuie finalizate imediat.
  • Importante, dar nu urgente – sarcini care trebuie planificate în avans.
  • Urgente, dar nu importante – sarcini care ar trebui să fie delegate altora sau eliminate.
  • Nici urgente, nici importante – sarcini care pot fi eliminate.

Procedura din spatele metodei este una cât se poate de simplă și eficientă, iar efectele sale benefice se pot remarca încă din prima încercare.

Iată pașii pe care trebuie să îi urmezi pentru a-ți organiza timpul conform metodei Eisenhower:

  • Totul începe cu o listă

Probabil aplici deja pasul acesta în organizarea de zi cu zi, iar adevarul este că notarea sarcinilor fie digital, fie clasic pe hârtie, te poate ajuta să ai o viziune mai clară asupra ce trebuie să faci și când. Dar procedura nu se oprește aici! Așadar, începe să îți notezi toate sarcinile la care te poți gândi, profesionale și personale, și să continuăm cu pasul următor!

  • Organizează sarcinile în matricea Eisenhower

Acum este momentul să analizezi fiecare sarcină și să o plasezi în una dintre categoriile enumerate.

Acesta este un template realizat special pentru tine pe care îl poți folosi pentru a-ți organiza sarcinile:

Tips&Tricks: Încearcă să nu adaugi mai mult de 8 sfaturi per categorie și finalizează o sarcină înainte de a adăuga alta nouă, fără să amâni lucrurile.

  • De unde să începi?

Sarcinile importante și urgente au întâietate iar acestea trebuie rezolvate imediat!

Trecând la cele importante și non-urgente, trebuie planificate cu grijă pentru programul viitor astfel încât să eviți stresul cauzat de situațiile de urgență.

În ceea ce privește sarcinile care sunt urgente, dar nu importante, acestea te pot împiedica să îți atingi obiectivele. Fie delegă pe cineva, fie refuză astfel de sarcini!

Cât despre cele nici urgente, nici importante, taie-le de pe listă fără ezitări! Orice nu te ajuta în atingerea obiectivelor sau nu îți aduce un beneficiu trebuie eliminat.

Prin urmare, de cele mai multe ori nu există problema ”nu am suficient timp”, mai degrabă mai avem de lucrat la capitolul organizare și, cel mai important, prioritizare. Aceasta metodă lucrează direct cu: ordonarea, structurarea şi planificarea obiectivelor şi sarcinilor astfel încât să poată fi realizate în mod optim. Așadar, calea pentru a deveni mai eficienţi şi productivi este să stabilim care sunt sarcinile cu adevarat importante şi realizarea lor conform planificărilor noastre.

Sustin Portal Management si antreprenoriatul romanesc