Managementul efficient al timpului – Asul din maneca antreprenorilor de success

Gestionarea eficienta a timpului este unul dintre lucrurile pe care il au in comun cei mai de success antreprenori ai lumii. Acesta este asul din maneca lor si le-a permis sa aiba timpul necesar pentru a face tot ce si-au propus ca sa-si dezvolte afacerile la un nivel foarte mare.

Multi dintre ei au inceput cu investitii financiare minime iar in aceasta situatie, este de la sine inteles ca volumul de munca pe care l-au depus a fost foarte mare.

Sa trecem in revista cativa acesti antreprenori de succes si sa vedem care este relatia acestora cu timpul:

·         Bill Gates – principalul fondator al Microsoft.

Averea lui este estimata in acest an la 130 miliarde de dolari. Cand s-a lansat in afaceri obisnuia sa munceasca cate 16 ore pe zi. Doarme 7 ore pe noapte si isi planifica ziua de lucru in intervale de 5 minute.

Considera ca este mai important sa aloci timpul necesart lucrurilor importante pentru a evita ulterior pierderile inutile de timp.

“Nu luați aceeași decizie de două ori. Petreceți timp și gândiți-vă să luați o decizie solidă din prima, astfel încât să nu reluati problema inutil”, Bill Gates

·         Richard Branson – proprietar al Grupului de firme Virgin

Avere estimata 6.5 miliarde dolari. Doarme 6 ore pe noapte, se trezeste foarte devreme, ca sa faca sport la prima ora a diminetii si sa se apuce de lucru inaintea tuturor. Considera ca daca nu iti faci timp sa te ocupi de lucrurile mici, cu atat mai putin vei avea pentru lucrurile mari.

“Motivul pentru care îmi place să mă trezesc devreme este ca să pot trece prin e-mailurile mele înainte ca majoritatea lumii să se conecteze.”, Richard Branson

·         Jeff Bezos – fondatorul Amazon

Averea sa este estimata la 177 miliarde dolari. Si-a inceput afacerea de vanzari online si el personal facea livrari. Doarme 8 ore pe noapte  si declara ca isi rezerva in fiecare dimineata cateva ore libere in care sa se bucure de familie, mic dejun, cafea si citiul ziarului. Tocmai de aceea isi incepe activitate profesionala la ora 10:00.

“Cel mai valoros timp în fiecare zi este timpul pe care îl petrec fără să fac nimic. Cel puțin, nimic programat”, Jeff Bezos

·         Elon Musk – proprietarul Tesla si SpaceX, is worth $184 billion

Avere estimata la 151 miliarde de dolari. La incepurile afacerilor sale lucra intre 80 si 120 de ore pe saptamana. Doarme 6 ore pe noapte si aplica acelasi mod de planificare ca Bill Gates, adica isi imparte timpul de lucru in intervale de 5 minute.

“… gândiți-vă în permanență la modul în care ați putea face lucrurile mai bine și puneti-va intrebari„, Elon Musk

Din experientele celor enumerati mai sus remarcam ca fiecare s-a implicat in munca atat cat a fost necesar la momentul respectiv. Tinand cont de rezultatele obtinute, putem spune ca sacrificiile facute au meritat efortul. Dar remarcam deasemenea ca odata stabilizate afacerile, fiecare incearca sa:

·         se odihneasca corespunzator, fiecare dupa necesitatile lui

Este foarte bine cunoscut faptul ca o minte odihnita este mult mai activa si creativa, iar acest lucru este mereu de bun augur pentru o eficienta sporita si o productivitate imbunatatita.

·         isi planifice tot timpul, nu doar activitatea profesionala

Inafara de orele de lucru, se acorda aceiasi importanta si timpului petrecut cu familia, celui pentru activitati recreative sau sport, si chiar orelor de somn. Astfel se asigura un echilibru intre viata personala si cea profesionala.

Gestionarea eficienta a timpului te poate ajuta si pe tine sa faci mai multe lucruri intr-un anumit interval de timp. Nu este complicat dar trebuie sa fii consecvent in respectarea celor trei pasi care te vor ajuta sa lucrezi mult mai eficient si sa fii mult mai productiv in tot ceea ce faci

1.       Stabileste care sunt prioritatile si planifica cu atentie

Pentru ca planificarile tale sa fie eficiente este foarte important sa stabilesti care sunt prioritatile dupa care te ghidezi. Unele activitati sunt foarte importante in legatura cu scopurile tale. Poate ca nu sunt urgente, dar efectuarea lor te-ar aduce mai aproate de indeplinirea telului catre care tintesti. Ion schimb, alte activitati pot fi urgente, dar sa nu aiba nicio relevanta pentru scopurile stabilite.

Ca sa te asiguri ca faci ce si cand trebuie, te poti folosi de Matricea deciziilor si cei doi parametri aferenti: Importanta si Urgenta.

Important si Urgent	Important dar NU urgent
Neimportant dar Urgent	Neimportant si Nici urgent

In functie de acesti parametri vei decide cum vei actiona asupra activitatii respective.  

·         De exemplu daca activitatea este atat importanta cat si urgenta in raport cu scopul stabilit, atunci  incepe sa lucrezi la ea imediat.

·         Daca este importanta dar nu chiar urgenta in raport cu scopul tau, atunci asigura-te ca o planifici pentru efectuare cat mai curand posibil.

·         In schimb, daca activitatea nu are nicio relevanta pentru scopul tau, dar este urgenta, incerca sa nu te ocupi personal de ea. Poate reusesti sa o delegi catre altcineva.

·         Iar de activitatile care nu sunt nici importante si nici urgente in raport cu scopul tau, poate ar fi mai bine sa nu te ocupi in timpul orelor de program. Deobicei aici se incadreaza activitati ca rasfoitul retelelor de socializare, pauze de cafea, privitul la televizor.

Odata ce ai stabilit in care categorie se incadreaza activitatile pe care le ai de facut, fa-le planificarea. Este foarte important sa stabilesti si intervalul de timp in care doresti sa desfasori respectiva activitate.

Si daca initital nu stii exact atunci estimeaza cat mai precis, dar stabileste momentul de inceput si cel de final. Motivul ar fi acela ca altfei nu vei reusi sa lucrezi eficient pentru ca de cele mai multe ori, conform legii lui Parkinson, “munca se extinde astfel încât să umple timpul disponibil pentru finalizarea sa”.

Deasemenea ai grija sa nu iti supraincarci programul si sa nu suprapui activitati. Planificarile sunt eficiente doar daca sunt bine facute.

Un alt lucru indicat in privinta planificarilor este sa le faci dinainte. Adica sa planifici saptamana urmatoare in weekendul anterior si ziua urmatoare in seara precedenta. In acest fel in intervalul de timp dispobinil pana sa te apuci efectiv de lucru, poate iti mai vin idei de solutionare rapida a unora dintre activitati. Sau poate ca peste noapte subconstientul tau te ajuta cu o solutie la care nu te-ai gandit initial.

In plus, eviti sa-ti incepi saptamana incercand sa-ti dai seama ce ar trebui sa faci, si nici nu pierzi timp important in fiecare dimineata in incercarea de a-ti da sema cu ce sa incepi.

Asa cum am vazut ca fac antreprenorii de succes, nu limita planificarile doar la activitatile profesionale. Include in planificarile tale zilnice si

·         orele pentru somn – ca sa te asiguri ca te odihnesti sificient si ca vei putea performa la capacitate maxima. Calculeza exact de cate ore de somn ai nevoie pentru o productivitate sporita.

·         orele pentru relaxare – ca sa te detasezi de tot ceea ce este stresant si sa iti “reincarci bateriile”. Vei vedea lucrurile intro lumina mai buna si vei fi mult mai creativ in gasirea solutiilor

·         timp pentru activitati sportive – ca sa te mentii “in forma” si sa ai o sanatate buna care sa iti permita sa lucrezi atat cat doresti

2.       Monitorizeaza-ti timpul

Asigura-te ca faci ce trebuie si mai ales cand trebuie.

Tocmai de aceea este indicat sa-ti monitorizezi timpul, pentru a te asiguri ca respecti planificarile facute si ca te incadrezi in intervalul de timp stabilit. Doar asa vei reusi sa faci tot ceea ce ti-ai propus.

Prin urmare, ori de cate ori te apuci de lucru la una dintre activitatile din programul tau noteaza-ti ora de inceput. Fa la fel si cu ora de final atunci cand ai incheiat respectiva activitate.

“Păstrarea unui jurnal te obligă să fii sincer„, Laura Vanderkam

Iar ca acest proces sa fie si mai eficient, monitorizeaza si activitatile care nu tin de activitatea ta profesionala. Acest lucru iti va crea o imagine de ansamblu asupra programului tau zilnic si a modului in care iti petreci tot timpul. Vei putea actiona in timp util ca sa te readuci pe “dumul cel bun” atunci cand va fi cazul.

3.       Analizeaza-ti rezultatele si imbunatateste metoda de lucru

Dupa ce ai urmat primii doi pasi, ai posibilitatea sa tragi concluzii si sa iei masurile care se impun ca sa imbunatatesti modul in care iti gestionezi timpul.

Pentru aceasta compara planificarile facute cu modul de executie. Vezi cat timp ai alocat pentru anumite activitati atunci cand le-ai planificat, si de cat timp ai avit nevoie in realitate ca sa le poti efectua. In functie de diferentele remarcate, pe viitor ajusteaza timpul pe care il rezervi atunci cand faci planificari sau, daca este posibil, sau sa fii mai atent cu timpul in care le executi.

Laura Vanderkam este autoarea mai multor cărți de gestionare a timpului și productivitate. In cartea “168 de ore: ai mai mult timp decât crezi”, se arata cat de mult ne ajuta sa constientizam faptul ca intr-o saptamana avem 168 de ore disponibile.

Si asta pentru ca obisnuim sa tot spunem ca avem foarte multe de facut si ca nu avem timp destul. Totusi, ce se intampla pe parcursul celor 168 de ore saptamanale? Exact asta o sa afli atunci cand urmezi cei trei pasi de mai sus.

Printr-o gestionare eficienta„cu puțină reorganizare și prioritizare, putem dedica mai mult timp lucrurilor pe care vrem să le facem, fără să facem sacrificii” (Laura Vanderkam).